Budgeting secara bijak adalah tips untuk acara pernikahan yang sukses. Dari total pengeluaran untuk biaya pernikahan, mungkin perhitungan biaya katering adalah salah satu yang agak sulit diestimasi. Berbeda dengan biaya pasti seperti biaya dekorasi, gaun atau makeup, biaya katering punya perhitungan sendiri berdasarkan jumlah tamu yang hadir. Supaya hitungan jauh dari kata meleset, yuk coba gunakan rumus berikut ini:
1. Total Jumlah Tamu (Undangan x 2)
Dari total undangan yang dibagikan, kalian bisa mendapatkan satu angka untuk memulai perhitungan jumlah porsi catering pernikahan. Misalnya jika kalian menyebarkan 200 undangan, maka tinggal dikali dengan dua menjadi 400 porsi makanan.
Perkalian dua ini mengacu pada prinsip 1 undangan untuk 2 orang ( minimal), sehingga kurang lebih dirata- ratakan akan cukup untuk estimasi yang tepat.
2. Total Jumlah Yang Hadir
Setelah itu, tambahkan juga dengan kehadiran mereka yang tidak mendapatkan undangan, yaitu anggota keluarga dan panitia. Jika masih ada tamu lain yang hanya mendapatkan undangan via verbal, maka tambahkan ke dalam perhitungan supaya lebih akurat. Misalnya jika kira- kira ada 100 orang maka kini jumlah porsi makanan yang harus dipersiapkan adalah sekitar 500 porsi.
3. Kurangi Angka Ketidakhadiran
Biasanya sistem RSVP akan sangat membantu memastikan jumlah tamu yang tidak hadir. Namun jika kalian tidak benar- benar yakin, maka gunakan saja estimasi 5-10% untuk persentase ketidakhadiran.
Ini kembali lagi ke jumlah undangan yang disebar. Jika kalian membagikan undangan secara maksimal hingga ke tamu- tamu yang berada di luar kota atau luar negeri, maka boleh mengambil acuan 10%. Namun jika jumlah undangan yang dibagikan cukup sesuai perkiraan, maka persentase 5% sudah cukup.
Anggap saja dengan 10% persentase ketidakhadiran, maka jumlah porsi makanan kini berada di angka 500 porsi dikurangi 10%, yaitu sekitar 450 porsi.
4. Perbandingan Prasmanan dan Pondokan (Stall)
Tergantung dari layanan katering yang kalian gunakan, maka umumnya akan ada 2 jenis hidangan utama yaitu prasmanan ( main meal) dan pondokan ( stall). Normalnya, perbandingan antara prasmanan dan pondokan adalah 60:40.
Dengan demikian, berikut adalah perhitungan untuk porsi prasmanan dan pondokan :
Prasmanan = 60% x 450 porsi = 270 porsi
Pondokan = 40% x 450 porsi = 180 porsi
5. Perkalian Porsi Pondokan
Nah, selesai untuk porsi prasmanan yaitu di angka sekitar 270 porsi, maka saatnya untuk fokus ke porsi pondokan.
Karena pondokan ini bisa bersifat makanan kecil atau snack ringan, maka ada perhitungan yang harus disiapkan berdasarkan jumlah yang akan dikonsumsi tamu. Misalnya jika kalian menyajikan 5 menu pondokan, maka berbeda lagi untuk setiap menunya. Contoh:
Pondokan 1 ( Gado- gado) = 1 piring/ tamu x 180 porsi = 180 piring
Pondokan 2 ( Soto Ayam) = 1 mangkuk/ tamu x 180 porsi = 180 mangkuk
Pondokan 3 ( Martabak telur ) = 1 piring/ tamu x 180 porsi = 180 piring
Pondokan 4 ( Siomay) = 3 pcs/ tamu x 180 porsi = 540 pcs
Pondokan 5 ( Mini cake) = 2 pcs/ tamu x 180 porsi = 360 pcs
Nah angka ini kemudian bisa kalian sesuaikan lagi, misalnya dibulatkan ke atas atau ke bawah sesuai selera rata- rata tamu. Kalian juga bisa meminta agar vendor pondokan menyusun potongan kecil menjadi unit piring, misalnya 3 pcs = 1 piring, supaya semua bisa menggunakan angka akhir yang sama.
Mudah bukan untuk menghitung porsi catering pernikahan? Semoga membantu dan selamat menghitung!
